Calendly: Kuinka luoda kokouskysely

Kokousten ajoittaminen nykypäivän hektisessä liiketoimintaympäristössä voi olla hankalaa. Onneksi automaattiset ajoitusalustat, kuten Calendly, voivat ratkaista tämän ongelman. Lisäksi käyttäjät voivat käyttää Calendly Meeting Poll -kyselyä ryhmäkokousten ajoittamiseen vaivattomasti. Näin voit sopia tapaamaan ihmisiä, jotka ovat yhtä kiireisiä kuin sinä.

Tämä artikkeli selittää kaiken, mitä sinun tulee tietää Calendlyn kokouskyselyistä ja niiden määrittämisestä.

Mikä on kokouskysely?

Calendlyn kokouskysely on uusi ominaisuus, joka vähentää yhteisen ajan löytämisen aiheuttamaa stressiä ryhmäkokouksen varaamisen yhteydessä. Kokouskyselyt auttavat sinua selviytymään tavanomaisesta aikaa vievästä ja stressaavasta ponnistelusta sopivan kokousajan järjestämiseksi kaikille osallistujille.

Ehkä parasta tässä ominaisuudessa on, että se on ilmainen kaikille Calendlyn käyttäjille suunnitelmastasi riippumatta. Tärkeää on, että osallistujat eivät tarvitse Calendly-tiliä päästäkseen kokoukseen tai liittyäkseen siihen.

Se toimii luomalla kokouskyselyn linkin, jossa on käytettävissä olevat ajat, jolloin kutsutut voivat äänestää. Nämä ajat voidaan tarkastella kunkin kutsutun paikallisen aikavyöhykkeen mukaan. Jokainen valitsee itselleen parhaan ajan, ja isäntä voi sitten valita kaikille parhaan käytettävissä olevan ajan kyselyn tuloksen perusteella.

Voit luoda kyselyn alustassa tai Calendlyn Gmail-, Chrome- ja Firefox-laajennusten kautta.

Kuinka määrittää Calendly Meeting Poll

Noudata alla olevia ohjeita määrittääksesi kyselyn Calendlyn Luo-valikossa.

Vaihe 1: Valitse Käytettävissä olevat ajat

1. Kirjaudu sisään kotisivullesi Calendlyssa.
   
2. Napsauta + Luo ja valitse Kokouskysely.
   
3. Valitse Aikavyöhyke-kohdasta aikavyöhyke, jota haluat käyttää. Kutsutut näkevät ajan omilla aikavyöhykkeillään.
   
4. Aseta kokouksen kesto kohdassa Kesto.
   
5. Jos käytät yritystiliä ja haluat lisätä muita isäntiä organisaatioosi, tee se Isäntä-kohdassa.
   
6. Valitse Calendly-aikataulu nähdäksesi käytettävissä olevat ajat. Aikataulusi poissaolevat ajat näkyvät harmaina näytettävässä kalenterissa.
   
7. Vie hiiri kalenterin päälle valitaksesi ajat, jolloin kutsutut äänestävät. Voit tarjota jopa 40 kertaa, mukaan lukien päällekkäiset ajat. Voit myös poistaa valitsemasi ajan napauttamalla X kyseisen paikan vieressä tai napsauttamalla Tyhjennä kaikki poistaaksesi kaikki valitut ajat.
   
8. Jos olet tyytyväinen kaikkiin valittuihin aikoihin, paina Seuraava.
   

Vaihe 2: Lisää kokouksen tiedot

1. Kirjoita Kokouksen tiedot -kohtaan kokouksen nimi ja aseta kutsuttavan kieli ja kokouksen sijainti.
   
2. Napsauta Lisää tiedot/esityslista, jos haluat lisätä tietoja.
   
3. Valitse Asetukset-kohdassa Äänen näkyvyys, jos haluat osallistujien näkevän toistensa nimet ja äänet. Voit myös varata valitut ajat, jos haluat Calendlyn sijoittavan tilapäisiä paikkamerkkejä kalenteriisi kaikille valitsemillesi ajoille, kunnes yksi on varattu.
   
4. Julkaise kysely valitsemalla Julkaise kokouskysely.

Voit silti muokata kyselyä julkaisun jälkeen.

1. Siirry etusivullasi ajoitettuihin tapahtumiin.
2. Napsauta Odottaa.
   
3. Etsi tapahtuma, jota haluat muokata. Valitse Tiedot.
   
4. Napsauta Muokkaa kyselyä.

Vaihe 3: Jaa kyselylinkki

1. Alusta luo automaattisesti linkin sinulle. Mutta jos haluat muokata sitä, valitse teksti laatikosta ja syötä haluamasi teksti.
   
2. Napsauta Esikatsele tätä kyselyä, jos haluat nähdä, miltä kysely näyttää kutsutuille.
   
3. Jos olet tyytyväinen, valitse Kopioi linkki.
4. Liitä linkki viestiin ja lähetä se osallistujille.

Vaihe 4: Varaa paras aika

Kun osallistujat ovat äänestäneet haluamaansa aikaa, voit valita tuloksen perusteella parhaan käytettävissä olevan paikan.

1. Siirry etusivullasi Ajoitetut tapahtumat -kohtaan.
2. Napsauta Odottaa.
3. Etsi tapahtuma, jota haluat muokata. Valitse Tiedot.
4. 
5. Etsi haluamasi aika ja valitse Varaa kokousaika.
   
6. Vahvista kutsuttujen luettelon tarkkuus ja valitse sitten Varaa kokous.
   

Kun teet varauksen, sinä ja kutsutut saat kalenterikutsun, jossa on kokouksen tiedot ja paikka.

Kuinka määrittää Calendly Meeting Poll Chromesta tai Firefoxista

Voit määrittää kokouskyselyn suoraan osoitteesta Kromi tai Firefox asentamalla Calendly-laajennuksen.

1. Kun laajennus on asennettu, avaa se selaimen työkalupalkista.
2. Napsauta Luo laajennussivun yläreunassa.
   
3. Valitse Kokouskysely.
   
4. Uusi selainvälilehti avautuu automaattisesti Calendly-tilillesi kyselyn määrittämistä varten.
   
5. Käytä yllä olevia tietoja kokouskyselyn määrittämiseen.

Kuinka määrittää Calendly Meeting Poll Gmailista

Voit myös määrittää kyselyn suoraan Gmail-postilaatikostasi.

1. Avaa Calendly Chrome -laajennus ja ota Gmail-integrointi käyttöön. Tämä näyttää automaattisesti Calendly-kuvakkeen Gmail-valikossasi.
   
2. Napsauta kuvaketta ja valitse Meeting Poll -vaihtoehto.
   
3. Tämä avaa automaattisesti Calendly-tilisi uudelle välilehdelle.
4. Luo kokouskysely noudattamalla yllä olevia ohjeita.

Ryhmäkokoukset on tehty helpoksi

Calendly Meeting Poll on tehnyt ryhmäkokousten ajoittamisesta nopeaa ja helppoa. Jos sinulla on koskaan ollut ongelmia tapaamisen koordinoinnissa kollegoiden tai asiakkaiden kanssa, rukouksiisi on vastattu. Voit sopia tapaamisesta molemmille sopivana ajankohtana ja päivämääränä nopealla napsautuksella tai napautuksella. Näin sinun ei koskaan tarvitse jättää väliin toista tapaamista.

Seuraavaksi saatat haluta oppia, mitä tehdä, jos Calendly ei näytä saatavuuttasi.

UKK