Jos lähetät Google Forms -kyselyjäsi aktivoimatta ilmoituksia, sinun on tarkistettava laskentataulukosta uusia vastauksia manuaalisesti. Tämä voi viedä aikaa ja tehdä työstäsi tehotonta. Onneksi voit aktivoida Google Forms -ilmoitukset.
Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka Google Formsin lähetysilmoitukset otetaan käyttöön.
Määritä Google Forms -ilmoitukset uusille vastauksille
Jos haluat määrittää Google Formsin ilmoituksia varten, sinun on ilo tietää, että se on suhteellisen yksinkertainen prosessi. Näin se tehdään:
- Siirry Google-lomakkeihisi ja avaa olemassa oleva lomake tai luo sellainen napauttamalla Lisää-kuvaketta.
- Kun olet määrittänyt lomakkeen, siirry yläreunaan ja napauta “Vastaukset” -välilehteä.
- Napauta “Kolme pistettä” oikeassa yläkulmassa.
- Valitse avattavasta valikosta “Hanki sähköposti-ilmoitus uusista vastauksista”. Näillä asetuksilla
aktiivinen, saat sähköpostin, kun joku täyttää lomakkeen.
Voit myös aktivoida asetukset laskentataulukosta, johon Google Forms järjestää kaikki vastauksesi:
- Kun lomake on auki, napauta “Vastaukset” -välilehteä.
- Valitse oikeasta yläkulmasta “Näytä taulukoissa”.
- Kun arkki latautuu, siirry työkalupalkkiin ja napsauta “Työkalut” -välilehteä avataksesi avattavan valikon.
- Napauta avattavaa “Ilmoitusasetukset” -valikkoa ja valitse “Muokkaa ilmoituksia”.
- Näyttöön tulee uusi ikkuna, josta voit määrittää ilmoitussääntöjä. Valitse ensimmäisessä osiossa, jos haluat saada ilmoituksen, kun “Käyttäjä lähettää lomakkeen”. Valitse toisessa, haluatko vastaanottaa sähköpostiviestin heti. Paina “Tallenna”, kun olet valmis.
Yllä olevat asetukset lähettävät ilmoituksen vain sinulle, lomakkeen omistajalle tai luojalle. Entä jos haluat myös, että vastaaja saa vahvistuksen lähetyksen onnistumisesta?
- Napauta “Asetukset” -välilehteä lomakkeen yläosassa ja siirry kohtaan “Esitys”.
- Napsauta avattavaa valikkoa ja vieritä, kunnes näet “lähetyksen jälkeen”.
- Napauta “Muokkaa” oikealla avataksesi tekstiruudun.
- Kirjoita vahvistusviesti, jonka haluat vastaajien saavan lomakkeen lähettämisen jälkeen, ja paina “Tallenna”.
Vaikka yllä oleva menetelmä on parempi kuin uusien lähetysten manuaalinen seuranta, ilmoitukset eivät näytä lomakkeen sisältöä. Sinun on avattava Google Forms -taulukko nähdäksesi tiedot. Jos haluat saada lisää toimintoja, voit käyttää lisäosia.
Google Forms -lisäosien käyttäminen sähköposti-ilmoituksia varten
Google Formsilla on markkinapaikka, josta voit löytää kolmansien osapuolien lisäosia. Tämä on paikka, jossa sinun tulee asentaa sähköposti-ilmoituslisäosat Google Formsiin.
Sähköposti-ilmoitukset Google Formsille
Sähköposti-ilmoitus Google Formsille on yksi parhaista lisäosista, jonka avulla voit asettaa sääntöjä ilmoituksillesi. Voit myös käyttää sitä vastaanottamaan ilmoituksia puhelimeesi. Parasta on, että saamasi ilmoitukset näyttävät lomakkeen sisällön – sinun ei tarvitse mennä Google Formsiin nähdäksesi vastauksia. Näin käytät sitä:
Asennus
- Käynnistä Google Forms ja avaa lomake, josta haluat saada ilmoituksia.
- Siirry oikeaan yläkulmaan ja napauta “Kolme pystysuoraa pistettä” -valikkoa.
- Valitse näytetyistä vaihtoehdoista “Hanki lisäosia”, joka vie sinut markkinoille.
- Kirjoita hakupalkkiin “Sähköposti-ilmoitukset Google Formsille”. Kun se näkyy hakutuloksissa, napauta sitä.
- Valitse “Asenna” ja seuraa näytön ohjeita, kunnes asennus on valmis. Kun palaat lomakkeeseen, näet “Lisäosat”-kuvakkeen (se muistuttaa palapeliä) yläreunassa. Täältä pääset ilmoituslisäosaan.
Ilmoitusten määrittäminen
- Kun Google-lomake on auki, siirry ylös ja napauta “Lisäosat”-kuvaketta. Valitse Sähköposti-ilmoitukset Google Formsille.
- Valitse avattavasta valikosta Luo sähköposti-ilmoitukset. Tämä avaa oikealle mini-ikkunan, jossa voit määrittää ilmoitussääntöjä.
- Kirjoita ensimmäiseen osioon Lomakesäännön nimi, kenen tulee vastaanottaa ilmoitus. Esimerkiksi “Ilmoita vastaajalle ja lomakkeen omistajalle.”
- Kirjoita seuraavaan osioon sähköpostiosoite, jonka pitäisi saada ilmoituksia vastaajista
lähetä lomakkeita. Jos sinulla on useita sähköposteja, kirjoita ne kaikki ja erota ne pilkuilla.
- Seuraava on sähköposti-ilmoitusmalli. Oletuksena se näyttää vastaajien vastaukset taulukkomuodossa. Jos haluat muokata sitä, napauta “Käytä visuaalista muokkausta” -kohdan vieressä olevaa “Muokkaa”. Tämä avaa sähköpostimallin suunnittelijan, jossa voit mukauttaa aiheriviä ja leipätekstiä. Kun olet valmis, napauta “Tallenna”.
- Muissa osissa valitaan eri sääntöjen valintaruudut:
- Ehdolliset ilmoitukset: Tämä on tarkoitettu ilmoitusten lähettämiseen tietyille henkilöille lomakkeen vastauksen perusteella. Voit jättää tämän ruudun valitsematta (keskustelemme pian sen käytöstä).
- Ilmoita lomakkeen lähettäjälle: Valitse tämä ruutu, koska haluat vastaajien saavan vahvistusviestin. Valitse myös sähköpostikysymyksen sisältävä lomakekenttä avattavasta valikosta.
- Luo PDF-tiedosto: Jos haluat saada vastaajien lomakkeet PDF-muodossa sähköposti-ilmoituksen liitteenä, valitse tämä ruutu.
- Poista lisäosien brändäys: Tämä on tarkoitettu käyttäjille, joilla on premium-tilaus. Sen avulla et näytä sinulle lähetettyä lomaketta Google Formsin kautta.
- Kun olet valmis, napauta “Tallenna” ottaaksesi muutokset käyttöön.
Google-lomakevaihtoehdot
Jos Google Forms ei tarjoa aivan sitä, mitä tarvitset, voit aina kokeilla muita ratkaisuja, kuten Zoho-lomakkeet, Microsoft Formstai Mahtavat muodot
Pysy ajan tasalla
Kun Google Forms -ilmoitukset ovat käytössä, voit säilyttää lähetettyjen lomakkeiden reaaliaikaiset tiedot. Oikealla osaamisella ilmoitukset on helppo aktivoida Google Formsin ilmoitusominaisuuksien avulla. Ja jos haluat lisää ominaisuuksia, voit valita sähköposti-ilmoituksen Google Forms -lisäosalle.
Pidätkö Google Formsin ilmoitusjärjestelmästä tai lisäosista? Miksi toinen tai toinen sopii sinulle parhaiten? Kerro meille alla olevassa kommenttiosiossa.
